Comment équiper son secrétariat pour qu’il soit efficace ?

Si l’on jette un regard sur le fonctionnement bureautique des entreprises, le secrétariat gère des tâches administratives qui vous permettent d’organiser le travail d’une hiérarchie supérieure ou de tout un département. Celui-ci va prendre les rendez-vous, rédiger des rapports et assurer le service client mais le secrétariat a aussi pour fonction la gestion complète du bureau.                        Pour son bon fonctionnement, l’équipement d’un secrétariat reste indispensable ainsi donc il doit y avoir certaines dispositions à faire lors de l’ouverture d’une fonction administrative. Cela porte sur le plan matériel mais aussi humain afin que leur assemblage puisse procurer un meilleur rendement du secrétariat.

Dans l’étude des différentes questions qui se pose sur l’aménagement d’un secrétariat, nous allons voir ensemble les différents moyens pour que celui si se montre productif et efficace.

Équipements matériels

Voici quelques points importants :

L’espace d’accueil

Dans le but d’assurer un confort au visiteur lors de l’attente le mobilier se doit d’être confortable et chaleureux et prévoir certains journaux pour intéresser le visiteur on devra mettre un accent particulier sur la décoration afin d’assurer un cadre attractif ainsi qu’un éclairage adapté.

Espace de bureau professionnel

L’employé ou le secrétaire de bureau se doit d’être dans des conditions de travail favorables pour cela on devra exposer le bureau de travail à la lumière du soleil prévoir non loin de celle ou de celui si une armoire destiner au rangement de certains dossier rendre l’espaces vivante en y ajoutant quelques plantes naturelles

Le papier, crayons et fournitures de bureau

Malgré la dématérialisation du papier au sein de l’entreprise, il reste néanmoins indispensable dans un secrétariat. Le papier sert à prendre des notes mais aussi très utiles lorsqu’il s’agit de fournir de compte rendu ou simplement prendre des notes.

Bien évidemment, qui dit papier dit également crayons et fournitures complémentaires (crayons, colle …)

L’ordinateur

S’il y a bien un élément complètement indispensable à l’efficacité d’un secrétariat on parlera d’un ordinateur accompagné d’imprimantes (laser de préférence, pour gagner du temps).

Quel est l’importance d’un ordinateur dans un secrétariat ?

En effet, il offre de nouvelle technique pour la secrétaire, évite des taches fastidieuses, améliore la présentation des documents et elle est beaucoup plus fiable et pratique.

En quoi peut-il conduire à l’efficacité du secrétariat ?

Depuis les années 1945, l’avènement de l’ordinateur a permis d’intensifier le rythme de travail améliorant ainsi fortement le rendement. D’un point de vue logique, utiliser un ordinateur dans le travail nous permettra de gagner en temps donc de satisfaire un plus grand nombre de personne.

Bon à savoir ; si on recherche l’efficacité, les postes de travail d’un secrétariat doivent être conçu de manière ergonomique.

Qu’est-ce que l’ergonomie ?

En effet, l’ergonomie renvoie tout d’abord à une étude scientifique des conditions de travail c’est l’adaptation d’un environnement de travaille au besoin de l’utilisateur.

Dans l’aménagement d’un secrétariat le nombre de matériels va dépendre de l’intensité du travail et de la qualité. De plus, le matériel va dépendre du domaine dans lequel on se trouve.

Le matériel est primordial lorsqu’on parle d’équipement d’un secrétariat si on est en attente d’une vraie efficacité de celui-ci, on ne saurait tenir compte de son côté virtuel.

Préparer un standard téléphonique

Voici quelques possibilités d’équipements pour avoir un standard téléphonique pro :

Le PABX

(PRIVAT  AUTOMATIC  BRANCH  EXCHANGE)  est considéré comme un système téléphonique propre à l’entreprise. On peut dire que le rôle du PABX est de créer une alliance ou un lien entre les postes téléphoniques de l’entreprise et ceux du public, la particularité du PABX est qu’il utilise un type de ligne analogique. Il s’agit plus précisément des lignes téléphoniques traditionnel ayant pour but de transporter la voix vers les conversations téléphonique.

Pourquoi choisir un PABX ?

En effet pour une efficacité assurée du secrétariat, il est préférable de prévoir un PABX lors de l’équipement de vos locaux. Il regorge d’énormes avantages, par exemple :

  1. Un serveur conversationnel
  2. La possibilité de consulter les messages à distance
  3. Une messagerie vocale a utilisation personnelle
  4. Les frais de téléphone reposent sur une seule facture
  5. La possibilité pour chaque poste d’avoir une messagerie vocale a utilisation personnelle

L’IPBX

IPBX (INTERNET PROTOCOL PRIVAT  BRANCH  EXCHANGE), est un équipement téléphonique reposant sur la technologie VOLP ayant pour but d’administrer automatiquement les communications entre les postes internes et externes. La particularité de l’IPBX est qu’il est basé sur le réseau internet de l’entreprise.

Pourquoi choisir l’IPBX ?

Travailler avec l’IPBX dans son secrétariat serait magnifique si on veut réellement être efficace car ce standard téléphonique regorge d’énorme avantages, par exemple :

  1. Une installation et configuration facile
  2. Une gérance facile grâce à l’interface de communication basée sur le web
  3. Un meilleur service client et une meilleure productivité
  4. En résumé : deux fois plus de fonctionnalités à moitié prix

Le CENTREX

CENTREX, le centre est un standard téléphonique, c’est même un IPBX hébergé au sein de votre operateur, le CENTREX permet la gestion à partir d’internet des lignes fixe de l’entreprise, LIPBX hébergé par CENTREX collabore avec plusieurs autres entreprises, en plus d’être une alternative au PIBX, CENTREX offre le PABX.

NB : le PABX est un communicateur téléphonique qui a pour but de mettre en relation les postes téléphoniques d’un établissement avec le réseau téléphonique public.

Pourquoi choisir CENTREX ?

Travailler avec centre dans un secrétariat serait bien plus efficace de nos jours car ce standard téléphonique nous assure de nombreux avantage par exemple

  1. La réduction des dépenses en télé communication
  2. Des faibles coûts de communication
  3. Conservation du numéro initial
  4. Possibilité de modifier les forfaits

En quoi les standards téléphoniques aident t’ils à l’efficacité d’un secrétariat ?

En effet, le standard téléphonique est considéré comme l’image de l’entreprise donc de la performance de son secrétariat en quelques sortes. Par ailleurs le traitement des appels de technologie de reconnaissance de la parole apporte des d’énormes gains à l’entreprise.

Sans oublier qu’équiper son secrétariat de standards téléphoniques réduit certains coûts. Nous savons tous que l’efficacité doit être obtenue au moindre coût. De nombreuse structures et entreprises optent pour une grande efficacité grâce à des standards téléphoniques.

À retenir

Alors si vous êtes un jeune entrepreneur, un chef d’entreprise… Et que vous êtes à la recherche d’équipement pour votre secrétariat afin de produire le meilleur, cherchez tout d’abord à impressionnez le client ou le visiteur dès son entrée par la beauté du lieu !

Dans un second temps, il faut bien sur s’assurer que le secrétariat dispose du meilleur matériel pour faire son travail, cela dans un espace des plus ergonomiques.